[TomekSteplowski]

Rytuał Kończenia Pracy

tl;dr na końcu wpisu

W dobie pandemii bardzo istotną kwestią staje się oddzielenie pracy zawodowej od życia osobistego, co z jednej strony jest truizmem, z drugiej bywa bardzo trudne do osiągnięcia.

Znajdujemy się obecnie w kryzysie zdrowia psychicznego. Jedną z jego przyczyn jest to, że nasz mózg nie jest wstanie szybko poradzić sobie z niebezpieczeństwem. Mechanizm stresu pierwotnie służący do radzenia sobie z nagłym i krótkim zagrożeniem (jak atak tygrysa) jest dysfunkcjonalny w sytuacji długotrwałych problemów, których rozwiązania są skomplikowane.

Kiedy skończyliśmy pracę, nie potrafimy przestać o niej myśleć. Nawet jak o niej nie myślimy to podświadoma część naszej psychiki cały czas analizuje problem. Skutkuje to na przykłada kłótniami o pozornie blachę rzeczy, a u której podstaw leży nierozwiązany problem w pracy.

Mniej lub bardziej skutecznych technik radzenia sobie z tym wyzwaniem jest wiele. Opisuje tutaj jedno z rozwiązań które proponuje Call Newport w swojej książkę „Deep work” / Praca Głęboka. Opisuje on tzw. „Shut down ritual, co można przetłumaczyć jako rytuał wyłączenia. „Shut down” raczej dotyczy urządzeń lub programów. Odniesienie go do ludzi dobrze pokazuje, że ta technika ma nam pomóc w czymś co dla urządzenia jest proste, a dla nas trudne. Używa przy tym podobnych rozwiązań jakie stosują programy komputerowe, tj. Zestawu algorytmów i procedur które powinny z jednej strony szybko zakończyć pracę, z drugiej strony być pewnym, ze wszystkie ważne informacje i zadania zostały odpowiednio umieszczone lub zarządzone tak aby uwolnić od nich nasza pamięć operacyjną tj. nasz własny mózg.

Nie ma tu uniwersalnego rozwiązania, tj. listy rzeczy które mógłbym tu wypisać a każdy po ich odhaczeniu miał by pewność że dobrze zakończył swój dzień pracy. Można natomiast wskazać pewne założenia, które taki rytuał powinien spełniać:

1. Daje pewność, że każda sprawa którą się zajęliśmy albo powinniśmy byli zająć, została przejrzana.
2. Co do każdej z takich spraw, mamy możliwy do realizacji plan ich dokończenia albo został osiągnięty punkt w którym będziemy mogli wrócić do sprawy w stosowanym czasie.
3. Powinien się składać z ciągu kroków, które są wykonywane za każdym razem w tej samej kolejności, a jeden prowadzi do następnego.
4. Kończy się w określony symboliczny sposób.

Wzięcie pod uwagę wszystkich otwartych spraw
Istnieje tutaj pokusa wykluczenia z jednej strony dużej liczby błahych spraw co do których nie chcemy marnować czasu na zarządzenie nimi. Z drugiej strony możemy mieć jakiś duży stresujący problem na głownie, którego unikami. Nie zajmowaliśmy się nim dzisiaj, zostało jeszcze trochę czasu do deadlinu, więc możemy łatwo się przekonać, że nie musimy nic z nim robić. W praktyce często taki duży problem okazuje się znacznie mniejszy, kiedy spiszemy plan działania i zrobimy pierwszy krok tego planu. Natomiast duże okazują się konsekwencje takiego nie zarządzonego problemu. Piszę tu o otwartych sprawach, dlatego nie ma tu miejsca na przeglądanie wszystkich projektów którymi się zajmujemy co do których mamy plan działania albo są to projekty do realizacji w przyszłości. Powinniśmy się zająć przede wszystkim sprawami którymi zajmowaliśmy się tego dnia albo planowaliśmy się zająć albo natrafiliśmy na nie w trakcie pracy. Warto wziąć pod uwagę taże rzeczy które pozornie nie są obecnie istotne, ale zaprzątają myśli albo mamy co do nich obawy.

Osiągnięcie punktu kontrolnego
Jeśli nie jesteśmy albo nawet nie zakładaliśmy zamknięcia całej sprawy danego dnia, warto osiągnąć jakiś jasno określony punkt. Np. Przygotowujemy dokumenty dla księgowej. Mamy przed sobą faktury kosztowe krajowe, zagraniczne, faktury sprzedażowe oraz dokumenty kadrowe. Doprowadzenia do końca chociaż jednej z tych kategorii, np. Sprawdzenie wszystkich faktur kosztowych, opisanie tych gdzie księgowa mogłaby mieć wątpliwości i włożenie ich do koszulki w teczce „dokumenty dla księgowej w bieżącym miesiącu” jest takim krokiem.

lub spisanie planu realizacji
Zdarza się jednak, że nie mamy jasnego planu realizacji, zajmowaliśmy się sprawą cały dzień i nie za bardzo wiemy, ani gdzie jesteśmy ani dokąd zmierzamy. W takim wypadku należy ocenić stan faktyczny i opracować zarys planu którego głównym celem będzie danie poczucia naszemu umysłowi, że nią ma się o co martwić. Nawiązując do powyższego przykładu, mamy przed sobą stos różnego rodzaju dokumentów księgowych, które należy przygotować dla księgowej. W takim wypadku możemy spisać prosty plan jak:

1. Zbiorę wszystkie dokumenty w jednym miejscu. (Być może ten punkt można wykonać od razu).
2. Podzielę jak na odpowiednie kategorie (np. kosztowe krajowe, zagraniczne, faktury sprzedażowe oraz dokumenty kadrowe).
3. Przejrzę, opiszę i zapakuję do teczki po kolei dokumenty:
a) Kosztowe krajowe
b) Kosztowe zagraniczne
c) Sprzedażowe
d) Kadrowe
4. Wyślę dokumenty księgowej

Rytuał jako zestaw kroków
Rytuał powinien być dobrze określoną procedurą. Jeśli zostawimy tu jakieś pola do interpretacji, nasz własny umysł może je wykorzystać przeciw nam. Np. Zapisanie „posprzątam biurko” może być niewystarczające i okaże się, ze o ile pierwsze dnia zostawialiśmy puste czysta biurko, to po tygodniu ograniczyliśmy się do zrzucenia wszystkich papierów na jedną stertę. Poczuj się jak programista, który piszę program dla samego siebie.

Symboliczne zakończenie
W momencie zakończenia rytuału powinniśmy być pewni, że wykonaliśmy wszystkie punkty na 100%. Musimy też dać naszemu umysłowi sygnał, że to już koniec i może zająć się innymi sprawami. Takim zakończeniem może być np. proste hasło jak „Praca skończona” wypowiadane na głos. Możemy być to tez znak innego rodzaju. Np. @RadekKotarski gasi świeczkę, kiedy kończy pracę.

—-
tl;dr Kluczową sprawą w pracy umysłowej jest oddzielnie życia osobistego od pracy zawodowej. Jednym z rozwiązań pomagających w tym jest rytuał zakończenia pracy. Taki rytuał to zestaw precyzyjnie określonych kroków wykonywanych jeden po drugim każdego dnia. Powinien obejmować wszystkie otwarte sprawy, tak aby w każdej z nich został osiągnięty „checkpoint” albo został określony plan dalszych działań. Rytuał kończy się w symboliczny sposób np. na głos wypowiedzianym hasłem.
—-

Wpis jest inspirowany książka „Deep Work” / „Praca głęboka” Cala Newmana.

To pierwsza część wpisu. W drugiej planuję podać przykładowe rozwiązania oraz wskazówki jak przygotować i wdrożyć taki rytuał.

Druga część i inne wpisy o podobnej tematyce będą oznaczone tagiem:
#piszetomek

#gruparatowaniapoziomu #qualitycontent #psychologia #rozwojosobisty #ksiazki #motywacja #produktywnosc

[severh]

@TomekSteplowski: u mnie kroki końcowe są proste... Uśpij komputer xD

[TomekSteplowski]

@problemat: merytoryczny komentarz zawsze miłe widziany.

[Lardenn]

@TomekSteplowski: Zastanawiałem się czy sięgnąć po tę książkę, ale po tym wpisie wiem, że to absolutny must have. Jak ktoś nie prauje umysłowo albo nie ma odpowiedzialności za swoją prace to niestety nic z tego nie wyniesie ( ͡° ͜ʖ ͡°)

[TomekSteplowski]

@Lardenn: książkę polecam. Cieszę się, że wyciągnąłeś jakąś wartość dla siebie z tego wpisu ( ͡° ͜ʖ ͡°)Jasne książka jest napisana głównie dla osób pracujących umysłowo i mających pewną autonomię w kreowaniu sposobu i środowiska pracy. Jednak takich osób jest obecnie coraz więcej. Dużo zależy od tego jak zrozumiemy „work” w „deep work”. Jeśli ktoś studiuje, robi jakiś kurs albo ma hobby wymagające intelektualnie to znajdzie tu

[SingletoneIsGone]

@TomekSteplowski: Świetna robota, od 7 miesięcy odkładałem ten wpis jak i wszystkie kolejne. Prokrastynacja tak mi siadła że aż "get things done" nie skończyłem :D. Dzięki, dobre opisanie problemu :)