[D3lt4]

Milionerzy nie używają list rzeczy do zrobienia (Używają tego zamiast)
W ramach pracy nad swoim angielskim przetłumaczyłem artykuł, który podrzucił @Spikasny i zapytał o moją opinię. Myślałem nad tym kilka dni. Poniżej artykuł przetłumaczony, pod artykułem mój komentarz, a tu oryginał: http://www.huffingtonpost.com/kevin-kruse/millionaires-dont-use-to-do-lists_b_7966024.html

////////////////
Czy naprawdę myślisz, że Richard Branson i Bill Gates piszą długie listy do zrobienia i przypisują priorytety A1, A2, B1, B2, C1 i tak dalej i tak dalej?

W swoich badaniach na temat zarządzania czasem i najlepszych praktyk w zakresie produktywności, przeprowadziłem wywiady z ponad 200 miliarderami, olimpijczykami, najlepszymi studentami i przedsiębiorcami. Zawsze pytałem ich o najlepszą radę dotyczącą zarządzania czasem i produktywności. Nikt z nich nie wspomniał o liście rzeczy do zrobienia.

Są trzy duże problemy z takimi listami.

Pierwszy, lista to-do nie uwzględnia czasu. Gdy mamy długą listę zadań, mamy tendencję do rozwiązywania tych, które mogą zostać skończone szybko, zostawiając dłuższe nieskończone. Badania z firmy iDoneThis wskazują, że 41% list nigdy nie jest skończonych!

Drugi, listy zadań nie rozróżniają rzeczy pilnych i ważnych. Po raz kolejny, mamy impuls do walki z pilnymi i ignorowania ważnych. (Jesteś spóźniona na kolonoskopię lub mammografię?)

Trzeci, listy zadań wzmagają stres. Jest to znane w psychologii jako efekt Zeigarnik, niedokończone zadania wzmagają nachalne, niekontrolowane myśli. Nic dziwnego, że czujemy się przytłoczeni w dzień i walczymy z bezsennością w nocy.

We wszystkich moich badaniach, jest jeden stały wzorzec, który się powtarza.

Ultra produktywni ludzie nie pracują z listami rzeczy do zrobienia, ale żyją i pracują z kalendarzem.

Shannon Miller wygrał siedem medali Olimpijskich jako członek gimnastycznej drużyny olimpijskiej USA w latach 1992-1996, dzisiaj jest zajętym przedsiębiorcą i autorką nowej książki, It’s Not About Perfect [nie ma polskiego tłumaczenia książki, „nie chodzi o bycie idealnym”]. W wywiadzie powiedziała mi:
„Podczas treningów, równoważyłam czas dla rodziny, obowiązki, pracę w szkole, treningi olimpijskie, występy oraz inne zobowiązania wyznaczając bardzo konkretny harmonogram. Byłam zmuszona wyznaczać priorytety…do dziś, mam harmonogram prawie minuta po minucie.

Dave Kerpen jest współzałożycielem dwóch udanych startupów i najlepiej sprzedającym się autorem New York Time. Kiedy zapytałem go o ujawnienie sekretów na kończenie rzeczy [ZWRÓĆCIE UWAGĘ, MOWA O GETTING THINGS DONE], odpowiedział:
„Jeśli nie ma tego w moim kalendarzu, nie zostanie to zrobione. Ale jeśli jest to w moim kalendarzu, zostanie to zrobione. Planuję każde 15 minut każdego dnia uwzględniając spotkania, przegląd materiałów, pisanie i jakiekolwiek aktywności potrzebuję zrobić. Spotykam się z każdym kto chce, rezerwuję jedną godzinę tygodniowo na takie „godziny biurowe”.

Chris Ducker z powodzeniem żongluje wieloma rolami jako przedsiębiorca, autor bestsellerów i gospodarz The New Business Podcast. Co powiedział mi na temat swojego sekretu?
„Ja po prostu umieszczam wszystko w moim harmonogramie. To tyle. Wszystko umieszczam z dnia na dzień umieszczając w harmonogramie. 30 minut na media społecznościowe - do harmonogramu. 45 minut na zarządzanie e-mailami-do harmonogramu. Spotkanie z moją wirtualną drużyną – do harmonogramu. Sedno sprawy, jeśli nie ma tego zaplanowanego, nie zostanie zrobione.”

Istnieje kilka koncepcji na zarządzanie Twoim życiem przy pomocy kalendarza zamiast list to-do.
Pierwsza, ustal domyślny czas wydarzenia na zaledwie 15 minut. Jeśli używasz Google Calendar lub kalendarza w Outlooku to jest tak, że kiedy dodajesz wydarzenie do swojego kalendarza, automatycznie kolejkuje się na 30 lub nawet na 60 minut długości. Ultra produktywni ludzie spędzają tylko tyle czasu ile to konieczne nad każdym zadaniem. Prezes Yahoo, Marissa Mayer, jest znana z prowadzenia spotkań z kolegami w 5 minut. Kiedy ustawisz domyślne ustawienie na 15 minut, odkryjesz automatycznie, że możesz zmieścić więcej zadań każdego dnia.
Druga, rezerwacja czasu na najważniejsze rzeczy w Twoim życiu, w pierwszej kolejności. Nie pozwól swojemu kalendarzowi wypełnić się losowo poprzez akceptację każdej prośby pojawiającej się na Twojej drodze. Powinieneś najpierw wyczyścić swoje życie i priorytety związane z karierą i wstępnie zaplanować święte bloki czasu na te rzeczy. To może obejmować dwie godziny każdego poranka na pracę nad strategicznym planem o który poprosił Cię szef. Ale Twój kalendarz powinien także zawierać bloki czasowe na rzeczy typu ćwiczenia, randka i inne rzeczy związane z Twoimi podstawowymi wartościami życiowymi.
Trzecia, zaplanować wszystko. Zamiast sprawdzać email co 5 minut, zaplanuj trzy razy dziennie wykonanie tego. Zamiast pisać „oddzwonić do mojej siostry” na swojej liście zadań, idź dalej i umieść w swoim kalendarzu lub nawet lepiej ustaw powtarzający się blok czasowy każdego popołudnia na „oddzwanianie”.
To co jest zaplanowane zostaje zrobione.
Ile mniej stresu czujesz i byłbyś bardziej produktywny, gdybyś mógł zgrać swoje listy zadań i pracować z kalendarzem?
Kevin Kruse jest autorem bestsellerów New York Times i założycielem The Kruse Group. Jest autorem 15 Sekretów ludzi sukcesu związanych z zarządzaniem czasu [15 Secrets Successful People Know About Time Management].

////////////////

Moje zdanie jest takie, że autor jest po prostu zwolennikiem metody GTD i to wręcz zagorzałym. Najważniejsze, aby każdy znalazł to, co mu pasuje, ale dla mnie GTD jest kiepskie i dobrze rozprawia się z nim Covey w "7 zasad skutecznego działania".

Co jeśli któryś z zaplanowanych tematów się opóźni? Wszystko przesuwamy czy kładziemy zaplanowane zagadanienie. Coś nam zajmie 1 godzinę, ale zaczniemy 15 minut po zaplanowanym czasie. Co robimy?
a) Rezygnujemy całkowicie i czekamy 45 minut?
b) Robimy 45 minut i nie kończymy
c) Robimy 1 godzinę i przesuwamy resztę

Dla mnie właśnie plusem list jest to, że nie są osadzone ściśle w czasie, bo robię zadania według ważności, a nie pilności. To pilne mają cechę terminu. Radzę sobie w ten sposób, że na liście wskazuję dzień, w następujący sposób:
2015-08-31 Poniedziałek - Wrzucić wpis na mirko
Wysłać skan z dokumentami
Netia - zmienić pakiet programów
2015-09-14 Poniedziałek - oddać sprzęt do Vectry

Oznacza to tzw.deadline, czyli możliwy ostateczny termin, a jak zrobię to wcześniej to ok. Kalendarz oczywiście też używam i tam mam konkretne daty, godziny spotkań, a także np. do kiedy jakie umowy obowiązują i terminy na przelewy. Połączenie listy z przypominajkami charakterystycznymi dla kalendarzy daje Google Keep np.

Dużo bardziej stresujące dla mnie jest przepisywanie z jednego dnia na drugi rzeczy do zrobienia, bo znowu nie dałem rady - tak jak pisał @thus z motywacją, tutaj jest zdecydowanie negatywna.

Przy liście zadań ja narzucam tempo, a przy kalendarzu jestem chomikiem, jak w Mały Książe z 2015 roku i to jest prawdziwe #korposwiat

#wychodzimyzprzegrywu Nie znałem tego tagu, dzięki @thus
#motywacja
#milionowamotywacja

[S.....a]

@D3lt4: Ja sobie nie wyobrażam takiego kalendarzyka co 15 minut. Z tych powodów, o których piszesz. Można sobie mniej-więcej zaplanować, ale co, jeśli zaplanowałbym sobie np. 3 h uczenia się czegoś, a akurat po 2,5 h skończyłby się rozdział w książce i nie warto zaczynać następnego? Albo po 3 h byłbym niedaleko od skończenia jakiegoś rozdziału i dla ciągłości warto byłoby przedłużyć?

Lepsze to z deadline'ami - wpisujesz rzeczy niezbędne

[B.....o]

@D3lt4: kalendarze sprawdzają się jedynie u bardzo zajętych ludzi, którzy muszą każde 5 minut dziennie wykorzystać w 100%. Nie sądzę że ludzie przeglądający wykop potrzebują szczegółowych kalendarzy.

Natomiast listy priorytetów do osiągnięcia to bardzo ważna i potężna rzecz, powiedziałbym że konieczna w życiu człowieka. Każdy ma taką listę, z tym, że po prostu nie każdy ją zapisuje :) A u niektórych jest zwyczajnie pusta, bo ten ktoś nie określił jeszcze