Wpis z mikrobloga

Mireczki #pracbaza #korposwiat
pomóżcie proszę, albo nakierujcie, chociaż.
Szukam programu do zarządzania projektami:

Moja obecna praca polega na projektowaniu sieci gazowych. Każdy taki projekt to mniej więcej:
1. Wysłanie projektu do urzędu.
2. Czekanie na odpowiedź urzędu, dostosowanie się do odpowiedzi.
3. Czasami jeszcze raz wysłanie pisma do tego urzędu z wyjaśnieniami
4. Otrzymanie odpowiedzi ostatecznej
5. Opieczętowanie np. po 2 tyg. takiej odpowiedzi (nie wnikajcie) w urzędzie jeszcze raz.

I takie kroki są wykonywane w ramach projektu np. 5x tylko różnią się urzędem, do którego są wysyłane. Nie każde zadania są wysyłane zawsze do tych samych urzędów, np. potencjalnych urzędów wszystkich jest 20 a wysyła się w zależności od warunków zadania do np. tylko 5. Jednoczesnie jest prowadzone około 50 projektów.

Menagerowanie takich projektów wygląda obecnie tak (januszex):
Plik excel gdzie kolejne wiersze to nazwy zadań a kolumny to te urzędy. W komórkach wpisujemy np. 2023-05-10 - wysłano, 2023-05-20 - otrzymano odpowiedź w którejś coś tam, po prostu kolejne kroki wykonywane w ramach tego urzędu. Kolorkami oznaczamy czy sprawa jest wysłana i lezy w urzędzie (wtedy np. żółty) zielony to np. załatwione a pomarańczowe, że coś trzeba do tego urzędu "Zrobić". Czytelność czegoś takiego jest dosyć średnia, ale dla takich mniejszych zadań jest do dosyć dobre rozwiązanie + jest to harmonogram nieoficjalny

Struktura folderów wygląda natomiast tak, że mamy nazwę zadania z datą do której trzeba go wykonać na początku nazwy folderu a w nim inne podfoldery i wszystkie skany pism, wniosków etc.

Problemem z excelem jest konieczność udostępnienia harmonogramów dalej w określonym formacie tabeli w pliku doc co powoduje, że dla dużych zadań mamy w folderze plik txt gdzie są wypisywane wszystkie informacje w formacie 2023-05-08 - zrobiono coś tam. 2023-05-09 - zadzwoniono gdzieś tam. Jak ktoś potrzebuje zobaczyć, na jakim etapie jest dany projekt to wchodzi w plik txt i ma wszystko na tacy. Z tego txt kopiujemy do doc i robimy to na bieząco bo potem nie ma na to czasu.

Przydzielanie zadań to jakiś dziki zachód - wpada szef mówi, że to i to musi być zrobione, zapisuje się to na żółtych karteczkach i czeka aż będzie czas żeby móc się tym zająć.

I teraz konkluzja - wpisujemy po 100x jakieś informacje w piętnastu różnych miejscach co jest ogromną stratą czasu. Dużo lepiej by było jakby to się gdzieś przesuwało takie zadanie i by się samo dodawało do jakiegoś kalendarium. Poza tym często zapominamy o dzwonieniu i poganianiu urzędników i też by się przydało jakieś monitorowanie, że jak po miesiącu nie ma odpowiedzi to wyskakuje jakieś info że musisz tam zadzwonić, bo obecnie no to ręcznie trzeba patrzyć i sprawdzać.

Jak napisałem chaotycznie to dopytujcie :)
  • 15
via Android
  • 0
@pokyw12 mało, za mało. Ale skąd pytanie? Januszex here, ale tak mnie wkurza ta niegospodarność i marnowanie czasu na kompletnie odtwórcze rzeczy że szok. Wewnętrznie mnie dołuje
via Android
  • 0
@pietr4s narazie to dotarłem do trello i podobnych ale wygląda mi to na takie narzędzie co jest użyteczne jak zadania miały najlepiej trzy stany - zrobione i nie zrobione i w trakcie
dopytujcie


@ozzi91: jakie sieci projektujecie?
Edit
proponuję zamiast zwykłego excela arkusz google. Przydzielasz wtedy uprawnienia, wiesz kto uzupełnił informację, no i zagęścić ilość kolumn z informacjami
Otwierasz taki plik z dowolnego urządzenia i odrazu masz podgląd całości. Przy takiej ilości jak piszesz nie ma sensu tego bardziej rozbudowywać i zamykać w czymś innym niż arkusz
via Android
  • 1
@2xpapanalepiku dalej to nie rozwiązuje sytuacji z przypominaniem o dzwonieniu do urzędu po jakimś czasie jak nie odpowiedzą, dalej nie ma jakiegoś lepszego systemu przekazywania zadań niż żółte karteczki. Dalej każdy musi w sumie wiedzieć co robić. Dalej jest kopiowanie tych samych informacji do miliona miejsc
via Android
  • 1
@2xpapanalepiku Śląsk, małopolska. Czy ja wiem? Hajs średni, projektowanie to bardziej klepanie, nie podgonisz pracy raczej bo czekasz na urzędy, ludzi.

Brzmi spoko ale w sumie nie jest ale mam duże wrażenie że kwestia złej organizacji dobija to co robię xD
@ozzi91: kazdy crm da rade masz tego od #!$%@?. Chyba ze to taki januszex ze debilom bedzie szkoda wydac 1k/mies na licencje (chociaz pewnie jakis darmowy tier wystarczy) i ewentualnie kilkadziesiat kola na kogos kto to ladnie ustawi xd