Wielu pracowników woli ustalić priorytety tak, żeby nie uczestniczyć w nudnej konferencji. Perspektywa udziału w spotkaniu to dla nich często strata czasu i dlatego szukają sposobów, aby się stamtąd wykręcić. Dlaczego spotkania bywają aż tak odpychające? Co sprawia, że pracownicy cenią pracę w pojedynkę przy biurku bardziej niż dyskusje w grupie? Powód może być naprawdę prozaiczny. Wystarczy, że pokój spotkań jest urządzony bez troski o wygodę uczestników. Wielu to dziwi, ale często to jest właśnie przyczyna unikania konferencji. Warto omówić ten temat szerzej, dlatego zapraszamy do zapoznania się ze wskazówkami, które pomogą wygonić nudę z sali konferencyjnej, podnosząc atrakcyjność spotkań w oczach pracowników.
Urządzanie sali spotkań wielu przeprowadza w bardzo ograniczonym wymiarze, nie zastanawiając się nad wagą przedsięwzięcia. Myślą, że wystarczy kupić
stoły konferencyjne, otoczyć je krzesłami i gotowe. Nic bardziej mylnego. Wprawdzie takie wyposażenie pozwala na przeprowadzanie spotkań, ale nie zapewnia komfortu, co skutkuje dekoncentracją i awersją do udziału w nich. Takie podejście nie sprawi, że uczestnicy będą chcieli tam dyskutować o ważnych tematach, rozwiązywać problemy i realizować projekty. W nudnym pokoju pomysły nie tak łatwo przychodzą do głowy. Istnieje dużo większe prawdopodobieństwo, że pracownicy będą śledzić ruchy wskazówek zegarka, czekając tylko aż ktoś zakończy spotkanie. Okazuje się zatem, że wygoda to podstawa i należy o niej myśleć także w mniej oczywistych sytuacjach, na przykład takich, jak proces aranżacji wnętrz.
Nastawienie uczestników spotkań można łatwo zmienić. Wystarczy, że w pomieszczeniu znajdą się odpowiednie
meble konferencyjne, takie jak stół o przemyślanym kształcie blatu i wygodne krzesła, którym niestraszne nawet wielogodzinne negocjacje. Kształty, kolory, funkcjonalność i rozmiar sprzętów decyduje o poziomie komfortu użytkowników. Dotyczy to każdego środowiska – przestrzeń konferencyjna jest tu jedynie przykładem (Morgan J., Forbes, HOW THE PHYSICAL WORKSPACE IMPACTS THE EMPLOYEE EXPERIENCE, 2015). Wybór odpowiedniego stołu konferencyjnego powinien być poprzedzony analizą wymienionych wyżej czynników. Stół to centralne miejsce pokoju spotkań i spełnia on wiele istotnych funkcji. Stół spaja przestrzeń, nadaje mu profesjonalny charakter, informując jednocześnie o przeznaczeniu pomieszczenia. Dodatkowo skłania pracowników do współpracy i mieści wszystkie potrzebne podczas spotkań przedmioty.
Jak już wspomnieliśmy, nie wystarczy wyposażyć sali konferencyjnej w stół. Nawet ten najbardziej optymalny nie stanowi samodzielnie o komforcie pokoju spotkań. Nie pomogą również same krzesła. Sukces spotkania to nie tylko sprzęty – temat jest dużo szerszy. Poniżej prezentujemy inne czynniki, które poprawiają komfort i wpływają pozytywnie na nastawienie uczestników oraz wynik rozmów i burz mózgów.
Wymiary pomieszczenia
Przed wyborem stołu, zmierz pomieszczenie. Wokół nowego nabytku musi się znaleźć wystarczająco dużo miejsca dla przebywających w pokoju osób. Dobrą wskazówką jest zachowanie odległości przynajmniej 120 cm między krawędzią stołu a ścianami. Pomoże to wykluczyć dyskomfort wynikający z ciasnych przejść i klaustrofobiczne odruchy uczestników. Nie można przecież dopuścić do sytuacji, aby odsunięte od stołu krzesło uderzyło w ścianę.
Cechy dobrych krzeseł konferencyjnych
Sala konferencyjna to nie miejsce na zwykłe krzesła. W wielu przypadkach – niestety – można spotkać staroświeckie modele bez regulacji, kół i podłokietników. Krzesła to takie
meble biurowe, które należy przystosować do otoczenia, w którym mają być użytkowane. I co najważniejsze, do charakteru tego użytkowania. Zacznijmy od prostej wskazówki: przed wyborem krzeseł, przyjrzyj się pomieszczeniu, którym dysponujesz. Czy panuje tam tradycja, czy nowoczesność? Kiedy już odpowiedź na to pytanie będzie znana, można przystąpić do poszukiwań odpowiednich krzeseł. Dobrze, aby wystrój miejsc, gdzie przyjmuje się interesariuszy i klientów, był spójny z filozofią przedsiębiorstwa. Warto wykorzystać sprzęty do przekazania informacji o firmie – jej wartościach i przymiotach. Można w ten sposób nie tylko zrobić dobre wrażenie na odwiedzających, ale przypomnieć własnemu zespołowi o filozofii przedsiębiorstwa.
Znów pora przypomnieć, że pokój spotkań to nie tylko jakieś sprzęty. Aby sala nie wyglądała na ciasną, trzeba nieustannie pamiętać o wymiarach. Krzesła – tak jak stół – nie powinny być przewymiarowane. Jeśli będą mniej obszerne, zmieści się ich więcej. Można tego dokonać, wybierając smuklejsze modele bez utraty funkcjonalności. Dobre krzesło konferencyjne powinno w dzisiejszych czasach być nie tylko praktyczne, ale także ergonomiczne. Wybierajmy modele z opcjami regulacji wysokości siedziska, co pomoże dostosować sprzęt do wzrostu użytkownika. Regulacja kąta nachylenia oparcia zapewni komfort podczas przedłużających się spotkań, a podłokietniki pozwolą odpocząć ramionom i barkom. Pamiętajmy też o bardzo podstawowym aspekcie – stół i krzesła muszą pasować do siebie gabarytami. Zaplanujmy zatem wcześniej, ile osób ma pomieścić sala konferencyjna.
Kształt stołu
Choć nie zawsze się nad tym zastanawiamy, kształt stołu, przy którym siedzimy ma niebagatelne znaczenie. Informuje o hierarchii lub skłania do współpracy; oddala lub zbliża uczestników spotkania. Może to mieć znaczny wpływ na czas trwania oraz wynik rozmów.
• Stół okrągły w stylu Króla Artura: ponieważ nie ma boków ani szczytu, nie stanowi o hierarchii. Taki kształt sprzyja rozmowom i podkreśla, że wszyscy biorą jednakowy udział w rozmowach. Pomiędzy wszystkich uczestników jest zatem rozdzielana odpowiedzialność za sukces lub fiasko spotkania. Tu nie podejmuje się patriarchalnych decyzji, a współpracuje i działa w jednym celu.
• Stół kwadratowy lub prostokątny: wyraźny podział na boki (krótsze i dłuższe lub równe, w zależności od kształtu) podkreśla hierarchię – najważniejsza osoba w pomieszczeniu siada u szczytu i to do niej należy finalna decyzja i formułowanie wniosków. Pozostali uczestnicy siadają zgodnie z hierarchią – im bliżej szczytu, tym istotniejsi są dla rozmów i podejmowanych decyzji.
W zależności od wyznawanych wartości, należy dobrać stół odpowiedni do danej firmy. Nie ma lepszych i gorszych wyborów – optymalny jest taki model, który pasuje do danego przedsiębiorstwa. Ten oraz inne omówione elementy wystroju pomogą wygonić nudę z spotkań oraz bardziej świadomie dobierać wyposażenie, zgodnie z jego funkcją.